Datenschutz

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die SG Schwimmen Münster e.V. (SGS). Die genauen Kontaktdaten findest du im Impressum.

Welche Daten speichern wir in diesem Portal – und warum?

Dein Spitzname: als Anzeige- und Login-Name. Ihn vergibt dein Trainer nach einer festen Regel: Vorname + Anfangsbuchstabe des Nachnamens (z. B. „Max M"). Das ist nötig, damit Trainer dich in Anwesenheitslisten, Testergebnissen und Auswertungen sicher zuordnen können – gerade wenn mehrere Athleten denselben Vornamen haben. Dieser Name lässt sich also einer realen Person zuordnen.
Dein Passwort: nur als verschlüsselter „Hash", niemals im Klartext.
Deine Kader: damit du die richtigen Einheiten siehst.
Deine An- und Abmeldungen zu einzelnen Trainingseinheiten. Beim Abmelden wählst du einen Grund – „krank" oder „anderer Grund". Ein Grund ist aus organisatorischer Sicht wichtig: Meldest du dich ohne Grund ab oder fehlst unangekündigt, kann das als unentschuldigt gewertet werden. Welche gesundheitlichen Details du nennst, bleibt dabei immer dir überlassen (siehe den Abschnitt „Gesundheitsdaten" weiter unten).
Deine Anwesenheit: ob du bei einer Einheit anwesend, entschuldigt oder unentschuldigt gefehlt hast. Diese erfasst dein Trainer.
Leistungstest-Ergebnisse: bei Testserien und anderen leistungsdiagnostischen Maßnahmen werden deine Ergebnisse gespeichert – z. B. geschwommene Zeiten sowie Puls- und Laktatwerte. Puls und Laktat sind Gesundheitsdaten (siehe unten).
Tagesfragen (nur wenn freigeschaltet): falls dein Kader die „Tagesfragen" nutzt, kannst du täglich freiwillig dein Befinden und einige Körperwerte (z. B. Gewicht, Ruhepuls, Schlaf, Erholung) eintragen. Das sind Gesundheitsdaten und erfordert eine eigene, ausdrückliche Einwilligung (siehe unten).
Trainer-Notizen & Rückmeldungen: Trainer können Feedback, „gelbe" oder „rote Karten" zu deinem Verhalten/deiner Entwicklung dokumentieren. Als Sportler/Eltern siehst du die für dich freigegebenen Rückmeldungen; rein interne Notizen sind nur für die sportliche Leitung und den Kaderleiter sichtbar.
Gesprächstermine: wenn ein Gespräch zwischen dir/deinen Eltern und einem Trainer vereinbart wird, speichern wir Anlass, Form (vor Ort, Video, Telefon), den vorgeschlagenen Termin und dein optionales Anliegen.
Strichlisten (z. B. „Kuchenkasse"): Trainer können Strichlisten führen – etwa „wer zu spät kommt, bringt Kuchen mit". Gespeichert werden dein Spitzname, die Anzahl der Striche, ein kurzer Grund (z. B. „zu spät"), wer den Strich gesetzt hat und wann. Spitzname und Strichzahl sehen auch die anderen Athleten, für die die Liste freigegeben ist (siehe „Wer kann meine Daten sehen?"); den Grund sehen nur die Trainer.
Umfragen: nimmst du an einer Umfrage teil, speichern wir deine Antworten (je nach Frage eine Auswahl, eine Zahl, ja/nein oder ein Freitext) – bei anonymen Umfragen ohne jeden Bezug zu dir (siehe eigener Abschnitt weiter unten).
Serie („Streak") und Freezes: füllst du die Tagesfragen regelmäßig aus, zählen wir die Serie mit. „Freezes" sind Gutscheine, mit denen eine Serie einen Aussetzer übersteht; wir speichern, woher ein Freeze stammt (Startguthaben, Meilenstein oder vom Trainer vergeben) und wofür du ihn eingesetzt hast.
Technische Sicherheitsdaten: zum Schutz vor Missbrauch protokollieren wir sicherheitsrelevante Aktionen (z. B. Anmeldungen) mit Zeitpunkt und IP-Adresse (siehe „Wie lange werden die Daten gespeichert?").

Besondere Kategorien: Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO)

Manche der oben genannten Daten sind Gesundheitsdaten und damit besonders geschützt: der Abmeldegrund „krank" (samt optionalem Detailtext), die Tagesfragen, Puls- und Laktatwerte aus Leistungstests sowie die Beschwerden – also was dir weh tut, wo, seit wann und wie stark, mit dem Verlauf über die Zeit und einer optionalen Anmerkung. Eine Beschwerde kannst du selbst melden; eine Trainerin oder ein Trainer kann sie auch für dich eintragen. Sehen können sie die Personen mit dem Recht „Beschwerden sehen" für deinen Kader. Diese Daten verarbeiten wir nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), allein zur Trainingssteuerung und -dokumentation.

Datenschutzrechtlich ist die Preisgabe von Gesundheitsdaten immer freiwillig. Du musst nie offenlegen, was dir fehlt: Beim Abmelden genügt die einfache Angabe „krank", und statt „krank" kannst du „anderer Grund" wählen. Auch die täglichen Tagesfragen füllst du völlig freiwillig aus und entscheidest selbst, welche Felder du einträgst.

Davon zu unterscheiden ist die organisatorische Seite: Dass du bei einer Absage überhaupt einen Grund angibst, erwarten wir aus Gründen der Trainingsorganisation – ohne Grund kann ein Fehlen als unentschuldigt gewertet werden. Das ist eine sportlich-organisatorische Frage und keine Pflicht, deine Gesundheit offenzulegen (die Kategorie „anderer Grund" reicht dafür aus). Die Tagesfragen wiederum sind zwar freiwillig, aus sportlicher Sicht aber sinnvoll und ausdrücklich empfohlen: Sie helfen deinen Trainer:innen, dein Training besser zu steuern und Überlastung früh zu erkennen. Dadurch lassen sich nicht nur Trainingserfolg und Wettkampfvorbereitung verbessern, sondern auch Verletzungen und Krankheiten vorbeugen.

Wozu nutzen wir diese Daten?

Ausschließlich zur Organisation, Steuerung und Dokumentation des Trainings (wer nimmt teil, wie ist die Anwesenheit, wie entwickeln sich Leistungen) und für eine anonyme, statistische Auswertung auf Kaderebene. Es findet KEINE Weitergabe an unbeteiligte Dritte und KEINE Werbung statt.

Wer kann meine Daten sehen?

Deine An-/Abmeldungen, deine Anwesenheit, Testergebnisse, Tagesfragen und Notizen sehen nur Trainerinnen und Trainer, die für dich zuständig sind. Im Einzelnen:

Wer eine Einheit leitet, für die du eingeteilt bist, sieht für die Sportlerinnen und Sportler dieser Einheit den Trainingsplan, die Trainingsbelastung (Kilometer und Belastungszonen) und die Tagesfragen – einschließlich deiner Anmerkungen im Freitextfeld.
Den Trainingsplan sieht sie oder er, solange die Eintragung besteht. Die Tagesfragen und die Belastung nur in einem engen Zeitfenster: von sieben Tagen vor der Einheit bis drei Tage danach. Davor und danach nicht.
Das Fenster hängt an der Einheit, nicht an der Eintragung: Auch wer für ein Trainingslager im Sommer schon im Winter eingeteilt wird, sieht deine Tagesfragen erst in der Woche davor.
Jeder solche Zugriff auf Tagesfragen wird protokolliert – du oder deine Eltern können erfragen, wer wann Einsicht hatte.
Der Kaderleiter deines Kaders und die sportliche Leitung sehen diese Daten für alle Sportler, für die sie zuständig sind, ohne diese zeitliche Begrenzung.
Weitere Trainerinnen und Trainer nur dann, wenn ihnen dafür ausdrücklich ein Recht für deinen Kader eingeräumt wurde.

Rein interne Notizen sehen nur die sportliche Leitung und der Kaderleiter.

Warum die Trainerin oder der Trainer der Einheit das sieht: Sie entscheiden, was ihr im Wasser macht. Wer vorher sieht, dass mehrere schlecht geschlafen haben oder Beschwerden gemeldet sind, kann die Einheit anpassen – genau dafür gibt es die Tagesfragen.

Du kannst die Tagesfragen jederzeit widerrufen. Ab dem Widerruf erscheinen deine Angaben nirgends mehr – auch die älteren nicht, und auch nicht bei den Trainern deiner Einheiten.

Eine Ausnahme sind die Strichlisten: Sie sind für die anderen Athleten sichtbar, für die die jeweilige Liste freigegeben ist – das sind die Athleten der freigegebenen Kader, bei einer Liste ohne Kaderauswahl alle Athleten des Vereins. Für Mitsportler sichtbar sind dabei ausschließlich Spitzname und Strichzahl – der Grund für einen Strich steht nur den Trainern zur Verfügung. Alle anderen Daten (Gesundheitsdaten, Anwesenheit, Notizen, Testergebnisse) sind für Mitsportler nicht sichtbar.

Umfragen – was „anonym" hier wirklich bedeutet

Der Verein kann Umfragen stellen (z. B. zur Trainingszeit oder zum Trainingslager). Jede Umfrage ist entweder anonym oder nicht anonym – was gilt, steht dir vor dem Ausfüllen sichtbar über der Umfrage.

Nicht anonym: Deine Antworten sind mit deinem Konto verknüpft. Die Auswertenden können sehen, wer was geantwortet hat.
Anonym: Deine Antworten werden ohne jede Verbindung zu deinem Konto gespeichert – niemand kann sie dir zuordnen, auch die Administratoren nicht. Damit niemand doppelt abstimmt, merken wir uns aber getrennt davon, dass du teilgenommen hast (nicht, was du geantwortet hast). Außerdem bleibt die Auswertung so lange gesperrt, bis genügend Personen mitgemacht haben – bei nur zwei oder drei Antworten könnte man sonst leicht erraten, von wem sie stammen.

Zugriff durch Sorgeberechtigte (Eltern-Zugang)

Für Familien – insbesondere mit mehreren Kindern im Verein – kann der Verein einen Eltern-Zugang einrichten. Ein solches Konto wird ausschließlich vom Verein angelegt und mit den Konten der jeweiligen Kinder verknüpft. Ist dein Konto verknüpft, kann sich das Eltern-Konto ohne dein Passwort in dein Konto einloggen und dort dieselben Seiten sehen wie du – auch deine Tagesfragen und Gesprächstermine. Es kann dort auch dieselben Aktionen ausführen.

Damit dieser Zugriff nie unbemerkt bleibt, gilt:

Unter „Meine Daten" siehst du jederzeit, welche Eltern-Konten mit deinem Konto verknüpft sind. Dieselbe Information steht in deiner Datenkopie.
Solange ein Elternteil in deinem Konto unterwegs ist, weist ein deutlicher Hinweis oben auf jeder Seite darauf hin.
Jeder Login und jeder Kontowechsel eines Eltern-Kontos wird protokolliert.
Stimmt eine Verknüpfung nicht (mehr), wende dich an deinen Trainer – er kann sie jederzeit entfernen; der Zugriff endet dann sofort.

Wo und durch wen werden die Daten gespeichert?

Die Anwendung läuft auf einem Server in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union. Betrieben wird der Server von einem Hosting-Dienstleister, der die Daten ausschließlich in unserem Auftrag speichert und sie nicht für eigene Zwecke nutzt. Die Verbindung ist durchgängig per HTTPS verschlüsselt. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.

Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies: Eines für deine Anmeldung (damit du eingeloggt bleibst), eines zum Schutz vor gefälschten Formularen und eines für kurze Hinweismeldungen („Gespeichert!"). Ohne sie funktioniert das Portal nicht.

Wir nutzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies, keine Reichweitenmessung und keine Inhalte von fremden Anbietern (keine Schriftarten, Karten oder Videos von Dritten). Deshalb siehst du hier auch kein Cookie-Banner – es gibt schlicht nichts, wozu wir dich um Einwilligung bitten müssten.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Deine Daten bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht – denn sie werden für die laufende Trainingssteuerung gebraucht. Du kannst dein Konto und alle personenbezogenen Daten jederzeit selbst löschen (siehe „Meine Daten"). Nutzt du dein Konto längere Zeit nicht mehr (mehr als ein Jahr ohne Anmeldung), löschen wir es von uns aus.

Nach einer Löschung bleiben nur noch Daten ohne jeden Bezug zu dir erhalten, weil sie niemandem mehr zugeordnet werden können:

Anwesenheitszahlen für die Kader-Statistik (ohne deinen Namen),
Rückmeldungen zur App, die du abgeschickt hast (ohne Absender),
Antworten aus anonymen Umfragen – die waren von Anfang an nicht mit dir verknüpft und lassen sich deshalb auch nicht mehr entfernen.

Für Protokolle gilt: Die laufenden Server-Protokolle (z. B. Anmeldezeiten mit IP-Adresse) werden nach kurzer Zeit automatisch überschrieben. Ein Protokoll sicherheitskritischer Vorgänge bewahren wir länger auf – ohne dieses Protokoll könnten wir einen Missbrauch von Zugängen im Nachhinein nicht mehr nachvollziehen. Darin steht:

Verwaltungsvorgänge: wer wem ein Passwort zurückgesetzt oder Rechte geändert hat.
Anmeldungen: jede erfolgreiche und jede fehlgeschlagene Anmeldung – mit Zeitpunkt, dem eingegebenen Namen und der IP-Adresse. So erkennen wir, wenn jemand versucht, sich fremden Zugang zu verschaffen. Es wird niemals ein Passwort gespeichert.

Dieses Protokoll sieht ausschließlich die Vereinsverwaltung, niemand sonst. Die IP-Adresse wird nach 30 Tagen daraus entfernt, der ganze Eintrag nach zwölf Monaten gelöscht.

Ein Hinweis in eigener Sache: Weil bei einer fehlgeschlagenen Anmeldung genau das gespeichert wird, was ins Namensfeld eingetippt wurde, landet dort auch ein Passwort, wenn es versehentlich in die falsche Zeile geraten ist. Sollte dir das passiert sein, ändere dein Passwort – das geht jederzeit unter „Mein Konto".

Deine Rechte

Auskunft & Datenkopie: Du kannst alle deine Daten jederzeit als Datei herunterladen („Meine Daten" → „Daten exportieren").
Berichtigung: Ist dein Spitzname falsch geschrieben oder stimmt eine Angabe nicht, wende dich an deinen Trainer – er korrigiert das für dich.
Löschung: Du kannst dein Konto jederzeit vollständig löschen.
Einschränkung & Widerspruch: Du kannst dich an den Verein wenden, um die Verarbeitung einschränken zu lassen.
Widerruf – nur für die Gesundheitsdaten: Die Einwilligung in die Tagesfragen kannst du jederzeit einzeln widerrufen („Meine Daten" → Tagesfragen-Widerruf), ohne dein Konto anzutasten. Dabei werden alle bereits gespeicherten Tagesfragen-Einträge gelöscht und es werden keine neuen mehr erhoben.
Widerruf – insgesamt: Deine Einwilligung in die Nutzung des Portals widerrufst du, indem du dein Konto löschst. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Beschwerde: Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (in Deutschland z. B. der/die Landesbeauftragte für Datenschutz deines Bundeslandes).

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), bei Gesundheitsdaten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Bei minderjährigen Sportlern erteilt ein Erziehungsberechtigter diese Einwilligung (Art. 8 DSGVO).

Stand dieser Fassung: 2026-10-27